All posts tagged ofis dizayn

1Uzun zamandır beklediğimiz Güneş, nihayet yüzünü göstermeye başladı. Baharın gelişiyle kendimizi daha zinde, neşeli ve enerjik hissettiğimiz şu günlerde yenilenmenin tam zamanı! Fiziksel ve duygusal olarak kışın olumsuz etkilerinden arınırken bahar esintisini ofislerinize de taşımak istemez misiniz? İşte ofiste bahar temizliği yapmanın 10 kolay yolu!

İK alanında danışmanlık hizmeti veren Adecco firmasının yayınladığı yeni bir araştırmaya göre; çalışanların %57’si çalışma alanlarının temizliği konusunda iş arkadaşlarını suçlarken, %43’ü ise kirli ortamlarda çalışmak zorunda kaldıklarında dehşete düştüklerini belirtiyor. Organizasyon uzmanları, bu dağınıklığı yönetmenin ve düzenli kalabilmenin sırrının bahar temizliğinden geçtiğini söylüyor.

Çalışma alanlarınızı bölgelere ayırın!

Organizasyon Uzmanı Peter Walsh, her profesyonelin kendisine “Çalışma ortamımdan beklentilerim nelerdir ve ihtiyaçlarımı karşılıyor mu?” sorularını yöneltmesini öneriyor. Nasıl bir alan istediğinize ihtiyaçlarınız doğrultusunda karar verdikten sonra günlük işlerinizi gerçekleştirmek için gerekli olan ortamı yaratabilirsiniz. Bu ortam bilgisayarınız için bir çalışma alanı, araştırmalarınız için bir kütüphane, arşivleriniz için depolama ve dosyalama alanlarından oluşabilir. Böylelikle çalışma ortamınızı daha verimli kullanabilmek için bir temel atmış olacaksınız.

Elinizin altında sadece ihtiyacınız olan şeyleri bulundurun!

Walsh, “Elinizi uzattığınızda ulaşabilecek şeyler anında ihtiyaç duyduğunuz materyaller olmalı” diyor. Bu durumda kalem kutuları, kâğıt yığınları ve önceden içmiş olduğunuz kahve fincanlarından derhal kurtulmanız gerekiyor. Görsel karmaşadan uzak durmak için bunların yerine temel masa üstü ögelerini tercih edebilirsiniz. Bu ögeler çoğunlukla bir monitör ve klavye, telefon, iki kalem, bir defter, lamba ve aile fotoğrafınız anlamına gelir. Diğer kırtasiye malzemeleriniz, evraklarınız ve kişisel eşyalarınız onlar için oluşturduğunuz bölgelerde tutulmalıdır.

Günlük kâğıt sistemi oluşturun!3

Productivity Pro isimli Zaman Yönetimi Danışmanlık Firması Başkanı Laura Stack, “Kâğıtsız ofis bir saçmalık ve bugün birçok çalışan evrakların altında gömülü vaziyette çalışıyor” diyor. İş akışınızı hızlandırmak için evraklarınızı, “okunacak, yapılacak ve dosyalanacak” şeklinde ayırabilirsiniz. Böylece aynı anda pek çok şeyi yapmak için üzerinizde yoğun bir baskı hissetmezsiniz. Hâlihazırda devam eden projelerinizi farklı renk kodlarıyla arşivinizden ayırabilir ve bu sayede ilk olarak neye dikkat etmeniz gerektiğini kolaylıkla fark edebilirsiniz.

4Sınırlar koyun!

Walsh “Konu alan değil, çok fazla eşya var” diyor. Ofisinizde hangi eşyadan kaçar adet bulunması gerektiğine en başından limit koymanız gerekiyor. Örneğin odanızda bir adet kitaplığınız olsun. Yeriniz kalmadığında limitinizi korumak için her yeni kitap aldığınızda, bir tanesini arkadaşlarınıza hediye edin. Aynı yöntemi dosyalama alanınıza da uyarlayabilirsiniz. Dolabınız dolduğunda artık ihtiyaç duymayacağınız kâğıtları, evrak imha makinesinde öğütebilir ve kendinize yer açabilirsiniz. Bu uzun süreli düzenleme, sizin özgün planlama listeniz kadar önemli olacaktır.

Çekmece içi düzenleyicileri kullanın!5

Organizasyon ve tasarım firması Jane Brown Interiors’ın Kurucusu Jane Brown, genellikle insanların eline geçen eşyaları gözünün önünden kaldırmak için rastgele çekmeceye attığını söylüyor. Fakat bir süre sonra çekmeceyi açtıklarında içinde ne olduğuna dair hiçbir fikirleri olmadığına ve endişelendiklerine değinen Brown, ataş ve paket lastikleri gibi her şeyin farklı gözlerde yer alabileceği çekmece içi düzenleyicilerini kullanmalarını tavsiye ediyor. Bu düzenlemenin ardından altı haftada bir biten veya kullanılmayan materyalleri yenileyebilir ve küçük çaplı bir temizlik yapabilirsiniz. Görevinizi unutmamak için takviminize alarm olarak kaydettiğinizde randevunuza da sadık kalmış olursunuz :)

‘Yapılacaklar Listesi’ olarak e-mail kullanmayın!

Stack, çoğumuzun e-mailler içinde boğulduğunu ve sıklıkla gelen kutularımızı ‘to- do list’ olarak kullandığımızı söylüyor. Bu dijital karışıklığın fiziksel yığılma kadar stresli ve enerji sömüren bir eylem olabileceğinin de altını çiziyor. Stack, gelen kutunuzu kâğıt dosyalarınız gibi ya da yazılım içerisinde yerleşik görev fonksiyonları ile düzenlemenizi öneriyor. Örneğin bir e-mail’i sistemsiz bir şekilde işaretlemek yerine, komutları takip etmek için bir hatırlatıcı kurarak Outlook’u veya Entourage’ı kullanabilirsiniz.

6

Masaüstü ikonlarınızı düzenleyin!

Walsh,“Ofisiniz her sabah sizi karşılamalı ve elinizden gelenin en iyisini yapmanız için sizi motive etmelidir” diyor. Bu söylem modern çalışanların vazgeçilmezi olan bilgisayarlarınız için de geçerli tabii ki… İçi simgelerle dolu bir ekran, stres hormonunuzu tetikleyebilir ve herhangi bir dosyayı bulmanızı imkânsız kılabilir. Bunun yerine mantıklı bir dijital dosyalama sistemi oluşturmak ve bazı masaüstü simgelerini seçip, azaltmak yerinde bir karar olacaktır. Aynı şekilde monitörünüzde yer alan yapışkan notlar ve hatırlatmaları temizlemek de… Zira onlar sizi yalnızca işinizden alıkoyar :)

Paltolarınız için askılık kullanın!

Brown, kişisel eşyalarınız için özel bir yeriniz yoksa çevrenizde büyük bir alanı işgal edebileceğini söylüyor ve ekliyor “Ceket ve kabanlarınızı saklamak için ofislerinizde askılık kullanabilir veya ofis dışında yer alan küçük bölmeleri tercih edebilirsiniz.” Çantanızı, şemsiyenizi ve diğer aksesuarlarınızı asmak için ayıracağınız ufak bir alan; görsel açıdan estetik duracağı gibi, iş arkadaşlarınız ve misafirlerinizi de geçerken çantanızın üzerinden adım atmak zorunda bırakmaz.

9Gazete ve dergilerinizi sepet veya çekmecede saklayın!

Ne kadar düzenli olursanız olun,  bazen iş temponuza ve alışkanlıklarınıza bağlı olarak kendinizi çalışma alanınızın dışına taşmış bir vaziyette bulabilirsiniz. Bu gibi durumlarda kısa süreli bir depolama alanına ihtiyaç duyabilirsiniz. Günlük gazete veya dergi abonelikleriniz varsa dekoratif açıdan da şık bir görünüm elde edebileceğiniz bir sepette muhafaza edebilir ve düzenli olarak temizliğini yapabilirsiniz. Spor çantanız veya iş yerinde değiştirmek üzere yanınıza aldığınız ayakkabılarınızı saklamak için de benzer şekilde bir çekmece veya dolap rafı tercih edebilirsiniz.

Çalışma ortamınızı düzenli olarak dezenfekte edin!10

Ofiste ne kadar düzenli olursanız olun yine de toz, kir, yemek lekeleri ya da biriken parmak izlerinden kaçamıyorsunuz. Bunları önlemek için Adecco firmasından Jennie Dede, haftada bir kez düzenli olarak çalışma masanızı, telefon, klavye ve monitörünüzü dezenfektan özellikli mendillerle silmenizi öneriyor. Bu alışkanlık aynı zamanda biriken kâğıtlardan ve gecikmiş çöplerden de kurtulmanızı sağlayacak. Araştırmaya göre, çalışanların dörtte üçü temiz ve düzenli bir ofisin kendilerini daha üretken kıldığını belirtiyor.

Kaynak: www.forbes.com